לפני כמה ימים קראתי מאמר של פול גרהם שנתן לי תובנה מדויקת על משהו שתמיד הרגשתי: יש שני סוגים של אנשים בכל ארגון – המנהלים והיוצרים. ולשני הסוגים האלה יש גישה שונה לחלוטין לזמן.
לוח זמנים של מנהלים מול לוח זמנים של יוצרים
גרהם מסביר שמנהלים חיים לפי לוח זמנים של פגישות. כל שעה יש משימה חדשה, דיון, שיחת טלפון או סיכום דוח. המעבר בין משימות הוא מהיר ודורש קבלת החלטות על המקום. מנגד, יוצרים – כמו מתכנתים, כותבים, מעצבים, אנשי מכירות שמנתחים שוק ומכינים אסטרטגיה, או עובדים שלומדים ומעמיקים בתחום המקצועי שלהם – עובדים בצורה אחרת לגמרי. הם צריכים בלוקים גדולים של זמן רציף כדי להיכנס לעבודה עמוקה ולהיות באמת פרודוקטיביים.
הבעיה מתחילה כשמנהלים דורשים מיוצרים לעבוד לפי לוח הזמנים שלהם. פגישה של חצי שעה באמצע היום אולי נשמעת שולית למנהל, אבל ליוצר היא יכולה לחתוך את כל היום לשניים ולהרוס את היכולת שלו להתמקד. כי כשאתה יודע שיש לך פגישה עוד שעתיים, אתה לא באמת תתחיל משהו גדול ומורכב.
איך זה קשור לניהול זמן וקבלת החלטות?
הניהול שלי ושל כל מנהל שאני מלווה נשען על שליטה בזמן. מי שלא שולט בלו"ז שלו, נותן לו"ז של אחרים לשלוט בו. וכאן בדיוק המפתח – איך אפשר לנהל זמן בצורה חכמה יותר ולהימנע מהפגישות שמחסלות פרודוקטיביות?
אבל מעבר לניהול הזמן שלנו, בתור מנהלים אנחנו גם אחראים על לוחות הזמנים של העובדים שלנו. אם אנחנו רוצים שהעובדים שלנו יביאו את הערך האמיתי שלהם, חשוב שנתאם פגישות בצורה שלא מפריעה לתהליך ה"יצירה" שלהם.
לדוגמה, איש מכירות שמנסה לבנות תוכנית שיווקית או להבין לקוחות לא יכול לעבוד אם כל חצי שעה עוצרים אותו לשיחה קצרה. אותו דבר עם עובד שמעמיק בתחום חדש או מנתח דוחות כדי לגבש המלצות עסקיות. אם נדרוש מהם להתנהל כמו מנהלים עם פגישות קופצות כל שעה, נאבד את אחד הנכסים הכי חשובים בעסק – מחשבה עמוקה ואיכותית.
איך לשפר את זה בניהול היומיומי?
הנה כמה כלים פרקטיים שאני ממליץ לכל מי שרוצה להיות מנהל טוב יותר:
- לקבוע "גושי זמן" מוגדרים לעבודה עמוקה – אם יש משימות מורכבות, לא להכניס פגישות באמצע. לסמן ביומן שעתיים-שלוש לפחות ביום שבהן לא יהיו הפרעות.
- לרכז פגישות לזמנים קבועים – מנהלים חכמים מרכזים את כל הפגישות ברצף, כך שהן לא שוברות את היום לחלקים קטנים מדי.
- לשאול את עצמך לפני כל פגישה – האם זה באמת הכרחי? – אחת הדרכים הכי טובות לייעל קבלת החלטות בנוגע לפגישות היא לבדוק אם המטרה שלהן ברורה, אם יש חלופה כמו מייל, ואם הזמן שהן לוקחות שווה את התועלת שלהן.
- לתאם ציפיות עם הצוות – אם אתה עובד עם יוצרים (מתכנתים, מעצבים, כותבים, אנשי מכירות, אנשים שלומדים ומתפתחים), תן להם את המרחב שהם צריכים. בתור מנהלים, אנחנו חייבים לקחת אחריות גם על ניהול הזמן של העובדים שלנו, לא רק שלנו.
- לחשוב לפני שמפריעים לעובד – פעמים רבות קל להיכנס למשרד של עובד ולשאול שאלה קצרה, אבל האם היא באמת דחופה? לפעמים עדיף לרכז שאלות ולשלוח אותן במייל או לקבוע זמן מסודר לשיחה.
אז מה עושים עם זה?
החכמה היא לא רק להבין את זה אלא ליישם את זה ביום-יום. ניהול זמן טוב יותר מוביל לקבלת החלטות טובות יותר. ככל שתבין איך הזמן שלך עובד ואיך הוא מושפע מאנשים אחרים, כך תוכל לקבל שליטה אמיתית על היום שלך.
אני מזמין אותך לנסות להסתכל על היומן שלך השבוע ולבדוק – כמה מהזמן שלך באמת מוקדש לעבודה עמוקה וכמה נגרס על ידי פגישות לא חיוניות? תתפלא לגלות כמה החלטות קטנות בנוגע ללוח הזמנים שלך ישנו לך את התפוקה, את השקט הנפשי ואפילו את הדרך שבה אתה מנהל את העסק או הצוות שלך.
ויותר מזה – תסתכל גם על היומן של העובדים שלך. האם הפגישות שאתה קובע עוזרות להם להיות פרודוקטיביים או שדווקא פוגעות בעבודה שלהם? תכנון נכון של פגישות לא רק משפר את היעילות שלך – אלא משדרג את כל הארגון שלך.
יש לך תובנות נוספות על ניהול זמן וקבלת החלטות? שתף אותי בתגובות!
