להיות יעיל -איך להספיק לעשות יותר בפחות זמן
הפוסט הזה הוא בשביל אנשים שרוצים להרחיב את הידע על הפעולה העיקרית שעוזרת לנו להספיק יותר בפחות זמן
אז לדעתי, רוב האנשים שהולכים לסופר עם רשימה, בעיקר בכדי לא לשכוח לקנות את כל מה שדרוש. אז אני כותב כאן בכדי להדגיש שישנם יתרונות משמעותיים נוספים לסיבה הזו
כמה סיבות חשובות שאני הבנתי שבגינם אני חייב ללכת עם רשימה לסופר הן, שאחרת, אני אוסיף לעצמי חוויה בלתי נמנעת של התלבטויות, מריחת זמן או קנייה של מוצרים שאינם דרושים בעקבות פיתויים שהסופר מציע
ללכת לסופר עם רשימה מוכנה מראש הופכת אותנו לקונים יותר יעילים שמספיקים יותר בפחות זמן מכמה בחינות :
1. אנחנו חוסכים בזמן. אנו ניגשים בצורה ממוקדת למוצרים שרצינו לקנות, במקום לחפש מה יכול להיות שאנחנו צריכים
2. חוסכים כסף. קונים בדיוק את מה שאנחנו צריכים.
3. מבחינה מנטאלית אנחנו רגועים וממוקדים, עם הרבה פחות התלבטויות.
אז אם רשימה קניות לסופר יכולה לספק לנו כל כך הרבה יתרונות, מה יכולה לספק לנו רשימת משימות יומית?
תכנון מראש הוא מפתח לחיסכון בזמן, הוא שומר עלינו ממוקדים. ללא תכנון אנחנו עלולים למצוא את עצמנו נסחפים בין פעולות שקורצות לנו לבין חשקים והתלבטויות ששואבות אותנו ולסיים את היום עם המשפטים כגון "איך עף לי היום" ו"לא הספקתי כלום"
אז אנחנו רוצים לסיים את היום עם הרגשה שהספקנו הרבה יותר
האנשים שמספיקים הרבה יותר בפחות זמן עובדים יותר קשה על תכנון היום מאשר על היישום עצמו. הם ניגשים ליום שלהם אחרי שהם יודעים בדיוק מה המשימות שלהם לאותו יום, בדיוק כמו דוגמת רשימת הקניות לסופר.
תכנון היום שלנו מאפשר לנו להיות ממוקדים בכך שהוא מציב לנו מטרה ברורה שאנחנו רוצים וצריכים להספיק.
הבהירות וההבנה הזו מונעת מאתנו להיסחף לפיתויים שונים במדיה החברתית, טלפונים ועוד פעולות שנראות לנו דחופות אך פחות חשובות לאותו יום
שכנעת אותי, יש לי רשימה, מה אני עושה אחר כך?
מעולה, גם אני השתכנעתי 🙂
אין ספק שלשבת ולעשות את הרשימה הזו, זו אינה פעולה קלה לרובנו, אך כאשר אנו מצליחים אותה, אנחנו כבר בחצי הדרך. למה חצי?
כמה טיפים לעשות את החצי השני נכון
לאחר שבנינו את הרשימה לאותו יום, עוברים על כל המשימות וממספרים אותן בסדר עדיפות כאשר:
1- המשימה הכי חשובה
10-המשימה הכי פחות חשובה
ואז מתחילים ליישם את הפעולות מ 1 ועד 10, שימו לב מתחילים תמיד מהפעולה הכי חשובה לנו ליישום
לאחר מכן, חיסכון בזמן יישום המשימות יכול להתבצע כאשר נשלב אותן עם משימות דומות.
מה זה אומר בעצם?
הכוונה בעצם לבצע משימות מאותה משפחה באותו זמן
לדוגמה:
יש לנו טלפונים לעשות כמשימה? משלבים את כל המשימות שקשורות לשיחות טלפון
יש לנו קניות בחוץ ולאסוף חבילה? משלבים את כל המשימות שקשורות ל"בחוץ"
יש לנו עבודה על מחשב? משלבים את כל המשימות שאפשר לעשות על מחשב כגון כתיבה, חזרה למיילים, תכנון…
תשומת לב מלאה היא המפתח
הדבר הכי חשוב ביישום משימות הוא, כאשר אנחנו מתחילים משימה אנחנו מקדישים את תשומת לב מלאה אליה ללא הסחות דעת וזו הסיבה
בכדי להמחיש את העניין ניקח לדוגמה מצב בו אנחנו עובדים על המחשב במשרד ופתאום המחשב נכבה כתוצאה מתקלה מסויימת, מעצבן לא?!
מה קורה לנו באותו רגע?
אנחנו צריכים להדליק את המחשב, לחכות שמערכת ההפעלה תעלה, שכל התוכנות יטענו, נטען את התוכנה שעבדנו עליה, נחפש בדיוק על מה עבדנו, נתחיל להיזכר איפה עצרנו, נחכה שהמוח שלנו יתאפס על מה שעבדנו ואז נמשיך.
המוח שלנו עובד בדיוק באותה צורה כאשר מתקיים מצב של היסח דעת
תדמיינו רגע שאתם עובדים על משימה מסוימת, אתם ממוקדים ומרוכזים בתהליך, פתאום אתם מקבלים הודעה בטלפון, הבחירה האם לענות להודעה או להמשיך לעבוד היא בדיוק הבחירה אם לעשות הפעלה מחדש למוח שלנו או לתת לו להמשיך לעבוד
אם בחרנו לענות להודעה, המוח שלנו נכנס לארגון מחדש לקראת המשימה החדשה שניתנה לו, גם אם זו משימה קטנה היא עדיין משפיעה על כל תשומת הלב שלנו.
לאחר שסיימנו לקרוא את ההודעה, המוח שלנו צריך שוב לארגן את עצמנו מחדש, להיזכר איפה היינו ומה אנחנו צריכים להמשיך לעשות, כאשר האתגר המשמעותי והקשה ביותר ביותר בשבילנו הוא לחזור לאותה אנרגיה שהיינו בה לפני שהתייחסנו להודעה.
ההשפעה לטווח קצר ולטווח ארוך מבלי שנרגיש
אם ניקח לדוגמה מצב בו אנחנו נמצאים בעבודה על מחשב ובאמצע העבודה קיבלנו הודעה
התייחסות להודעה באמצע משימה הינה חשיבה לטווח קצר, אולי ישנה הרגשת סיפוק רגעית של מענה על הרצון לדעת יותר על ההודעה שנשלחה, אך כאשר אנחנו חוזרים לעבוד על משימה שהפסקנו
אנחנו פחות אפקטיביים מאשר הינו בהתחלה וזה מפני שאנחנו כבר מאבדים קצת מהכוח המניע והמזרימה שהייתה לנו בעבודה עצמה.
כאשר אנחנו שוברים רצף של משימה ע"י התייחסות להסחת דעת. היא בונה אצלנו, לאורך זמן, תפיסה שיישום משימה הינו הרבה יותר מאתגר מהחוויה שהמשימה דורשת מאתנו כאשר אנחנו ניגשים אליה בתשומת לב מלאה ללא הפרעות.
ובכך לאורך זמן, הצטברות החוויות השליליות בתת המודע לגבי משימות מסוימות גורמות לנו לאבד את החשק לעשות אותן.
לסיכום
תכנון נותן לנו מטרה. ממקד אותנו במה שאנחנו צריכים להספיק ומאפשר לנו להבין בצורה ברורה מהן הגבולות שלנו לאותו יום.
ככל שנהיה יותר מדויקים נוכל לדעת גם בדיוק כמה זמן יש לכל נושא וכמה זמן יקח לנו להספיק להשלים את כל המטרות וכך נוכל להספיק הרבה יותר בפחות זמן.
לאחר התכנון חשוב לנו לסדר את המשמות בסדר עדיפויות ולהקדיש לכל משימה תשומת לב מלאה
חשוב לציין שההרגל לתכנן את עצמנו הינו הרגל מאתגר, לאלו מאיתנו שלא מיומנים אפשר להתחיל מתכנון משימה אחת ליום בלבד והמטרה היא כמובן לאט לאט לשפר את המיומנות ולהגיע לתכנון יומי, שבועי, חודשי ושנתי.
איינשטיין אמר "מי שרוצה להשיג תוצאות שונות, צריך פשוט לנסות גישה שונה"
אשמח לענות לשאלות ולשמוע את דעתכם, כתבו לי כאן למטה
